Email yazarken dikkat edilmesi gerekenler

Email kullanımının 90’lı yıllardan itibaren artmasıyla beraber iş hayatı da değişti. Artık günlük hayatımızın önemli bir bölümünü emailler kaplıyor. Yapılan araştırmalara göre haftalık çalışma saatinin %28’ini email okumak ve cevaplamakla geçiriyoruz.

Elimizden geldiğince hızlı ve etkili email yazmaya çalışırken bazı kuralları da unutmamak gerekir. İşte email yazarken yapılması ya da yapılmaması gerekenler.

  • Konu satırınız açık olsun

Her gün aradığımız emaili bulmak için gelen kutusunu dakikalarca karıştırıyoruz. Konu satırınız ne kadar açık olursa mesajınızın okunma olasılığı daha yüksek olacaktır. Mesela bir kişiye teklif sunmak istiyorsanız açıkça yazın, mesela “Bilgisayar Teklifi Ektedir” iyi bir örnek olabilir.

  • İmzanızı ekleyin

Kim olursanız olun, pozisyonunuz ne olursa olsun sizin kim olduğunuzu ve sizinle nasıl iletişime geçileceğini belirten bir imzanız olsun. Bunları hesap ayarlarınızdan otomatik olarak ekleyebilirsiniz. Mümkün olan her iletişim detayını ekleyin.

  • Profesyonel bir selamlama yapın

Mesaj alıcısını iyi tanıyor olsanız bile “Hey”, “Mrb”, “Selam” gibi gayriciddi selamlamalar kullanmak profesyonel değil. Bunun yerine “Merhaba”, “İyi günler” kullanın. Daha resmi olmak istiyorsanız “Ahmet Bey”, “Sevgi Hanım” gibi unvan isimleri kullanın. “Merhaba Ayşe” gibi kişinin ismiyle hitap etmek uygun olabilir ancak böyle bir şeyi yapmaya izninizin olduğuna dikkat edin.

  • Espri yapmayın

Espri email yoluyla yapılmaz. Size komik gelen bir şey sesiniz ve mimikleriniz olmadan başkası tarafından yanlış yorumlanabilir. Esprilerinizi yüz yüze yapın.

  • İmla kurallarına dikkat edin

Email yazma şeklinizle yargılanırsanız hiç şaşırmayın. Gramer ya da imla hatalarınız olursa “dikkatsiz” ya da “cahil” olarak etiketlenebilirsiniz. Gönder düğmesine basmadan önce emailinizi son bir kez kontrol edin.

  • Bütün emaillere cevap yazmaya çalışın

Kabul edilebilir her emaile düzgün bir şekilde cevap vermeye çalışın. O anda herhangi bir cevabınız olmasa bile emaili aldığınıza dair kısa bir cevap yazın. Emailin yanlışlıkla size geldiğini düşünüyorsanız yanlış kişiye geldiğine dair bir cevap yazın.

  • Gizli mesajları gizli tutun

Çok kişisel ya da gizli mesajları paylaşmanız gerekirse bunu telefonla ya da yüz yüze yapın. Tabi öncesinde de izin alın.

  • Ünlem işaretlerini çok fazla kullanmayın

Duyguları belirten emojiler, kısaltmalar ve büyük harfleri fazla kullanmayın. Bu, iş dünyasında hoş görünmeyebilir. Mesaj gönderdiğiniz kişi çok samimiyse kullanmakta bir sakınca olmayabilir. Az sayıda ünlem işareti kullanmaya dikkate edin.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on Pinterest
0.00 avg. rating (0% score) - 0 votes

Bunlar da hoşunuza gidebilir...

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir